ワークフローシステムとは

ワークフローシステム製品の選び方

画面作成がどれだけ簡単か

ワークフローシステムにおいて使いやすさは重要なポイントです。複雑な要件に応えられるシステムでも、使いにくければ社内で浸透せず、うまく活用することができなくなってしまいます。ぜひ、下記のような観点で画面作成の簡単さをチェックしてみてください。

• 設定や登録の際に直感的に操作することができるか
• 視覚的に見やすいか
• 反応のスピードが速いか
• 業務プロセスや管理項目に変更が発生した場合に改修しやすいか

ノンプログラミングでどこまで自由に作ることができるか

プログラミングせずに非IT部門（業務部門）が自らどれだけ作ることができるかは重要です。
業務上よく必要になる処理としては、エラーチェックがあります。 必須入力の指定や入力形式・文字数の指定など、単純なものだけでなく、複数の項目や条件を組み合わせたエラーチェックまで作りこめるかを確認するのがおすすめです。 そのほかには、データの入力や選択の際に以下が利用できるかも重要なチェックポイントです。

• プルダウンリストやチェックボックス形式を設定できるか
• 蓄積したほかのデータを参照できるか（台帳などから関連情報を参照して自動入力）
• 組織内のユーザーやグループなどをアカウント情報として利用できるか
• 画面の構成が単票形式だけでなく帳票形式にも対応できるか
• 一覧画面では用途に合わせて必要な項目を自由に組み合わせて表示させることができることができるか

また、あまり重要視されないことが多いですが、デザインも会社のイメージカラーや業務内容などに合わせて自由に編集できるとさらにいいでしょう。

文書管理機能を兼ねているか

文書管理機能が備わっていない場合、決裁済み申請・稟議書などのファイルに対し、検索用のカテゴリを付けるなど保管のための作業が別途必要となります。
文書管理機能がないワークフローシステムを導入すると、保管用の作業が追加になるだけではなく、承認履歴を確認するためにワークフローシステムから該当する記録を探さなければならないなど、効率化できているとは言えない状況になりがちです。
ワークフローシステムからほかの文書管理システムに自動でデータを連携させるなどの手段も考えられますが、それにはシステム構築の高度なスキルが求められるため、非IT部門（業務部門）が設定するのは難しいでしょう。
ワークフローシステム選定時には両方の機能が備わっているのかは必ず確認してみましょう。

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大規模での運用・業務開発基盤としての利用に対応しているか

大企業のバックオフィス領域では、さまざまなシステムが乱立したまま放置されているケースが多くみられます。こうした状況を改善するには、大規模での運用に対応しているワークフローシステムへの統合が効果的です。また大規模の場合、複数部署横断での利用や大人数での一斉利用も想定されるため、対応できる権限制御の機能や性能が備わっていることも重要備わっていることも重要です。企業規模が大きいほど導入前の評価は難しくなりますが、運用実績を参考に製品を精査してみましょう。複数のワークフローの共通基盤となり、あらゆる業務に適用、システムの統廃合、複数部署横断や大人数での利用にも耐えられるワークフローシステムをオススメします。

プログラミングで拡張可能か

ワークフローツールを選定するうえで、外部のツールと連携できるかも重要です。外部ツールとの連携ができないと、各ツール同士が分断され、連携用のデータ作成が必要になったり、連携作業を手動で都度実施が必要になったりなど管理が煩雑になります。
たとえば、利用中のコミュニケーションツールと連携することで、申請書の承認などタスクの依頼を受けたときや自分が申請した稟議書が決裁されたときに自動的に通知が行くよう設定することができます。
ほかにも、基幹システムと連携することで、台帳情報の更新漏れを防ぐことができたりとさまざまななメリットがあります。